Fichaje digital obligatorio: lo que trae la reforma del registro horario en septiembre

El registro horario ya es obligatorio en España desde 2019. Lo que cambia ahora es cómo hay que llevarlo. El Ministerio de Trabajo lleva más de un año preparando una reforma para que ese registro deje de poder hacerse en un papel o una hoja de Excel y pase a ser 100% digital, inalterable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. El texto estaba listo para aprobarse antes del verano, pero Trabajo y Economía acordaron aplazarlo y retomarlo en septiembre, tras un informe crítico del Consejo de Estado. Esto es lo que se sabe hasta ahora.

Qué exige el nuevo registro horario

El objetivo declarado de la reforma es acabar con el registro horario "de cara a la galería" — el que existe en el papel pero no refleja la jornada real — y sustituirlo por un sistema que cumpla, al menos, estos puntos:

• Digital de origen. Fuera papel, fuera hojas de cálculo rellenadas a mano.
• Inalterable. Cualquier modificación debe dejar rastro: quién la hizo, cuándo y por qué.
• Accesible en remoto para la Inspección de Trabajo, sin que el inspector tenga que desplazarse a la empresa para consultarlo.
• Registro de las horas extra con indicación expresa de cómo se compensan — en salario o en descansos.
• Los desplazamientos entre centros o domicilios de clientes, cuando forman parte de la jornada, cuentan como tiempo de trabajo.

Es precisamente ese acceso remoto de la Inspección el punto que más ha frenado el trámite: el Consejo de Estado emitió en marzo un informe rechazando el borrador, al considerar que los datos a los que accedería la Inspección son "personales" y que el texto no justificaba suficientemente cómo se protegerían frente a accesos no autorizados. También objetó que el decreto "impone nuevas obligaciones y cargas a los empresarios y trabajadores", yendo más allá de lo que permite desarrollar por vía reglamentaria.

Por qué se ha aplazado a septiembre

Trabajo y Economía llevaban meses negociando cómo incorporar esas objeciones sin vaciar de contenido la reforma. No llegaron a un acuerdo a tiempo para el Consejo de Ministros de julio, así que decidieron aparcarlo hasta septiembre. La ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, ha trasladado que mantendrá los elementos esenciales del texto, con ajustes centrados en la protección de datos y en dar más peso a la negociación colectiva. El ministro de Economía, Carlos Cuerpo, ha planteado por su parte que las empresas dispongan de un plazo de adaptación de hasta un año desde la publicación de la norma.

De fondo hay más tensión: CEOE se opone al calendario y a parte del contenido, y ya ha anunciado que lo impugnará por su impacto en costes y por las dudas de protección de datos. En el otro extremo, CCOO y UGT dieron un ultimátum al Gobierno hace apenas un mes, amenazando con no firmar más acuerdos de diálogo social si la reforma no salía adelante. Septiembre es, en la práctica, el intento de encontrar un punto intermedio entre ambas presiones.

Las cifras que justifican la reforma

El argumento de fondo del Ministerio de Trabajo es que el registro horario actual no está sirviendo para lo que se creó: aflorar y controlar las horas extra. Según sus propias estimaciones, en España se realizan 2,5 millones de horas extra a la semana que ni se pagan ni se cotizan. Un registro manipulable — o simplemente no verificable en remoto — hace casi imposible que la Inspección detecte ese fraude sin visitar físicamente cada centro de trabajo.

El impacto en el otro lado de la balanza tampoco es pequeño: el coste estimado de adaptación para las pymes es de 868 millones de euros, unos 55,4 € por trabajador al año para el 94% de la plantilla española, que trabaja en empresas pequeñas y medianas. Es la cifra que más esgrime CEOE en su oposición al calendario.

Qué pasa con las sanciones

Aunque el texto definitivo todavía no está cerrado, los borradores conocidos apuntan a un endurecimiento notable del régimen sancionador: se plantea pasar de las multas actuales — entre 751 € y 7.500 € por empresa — a un rango de 1.000 € a 10.000 € por cada trabajador afectado. Si se mantiene así, una sola inspección con incidencias en varios empleados podría multiplicar la sanción muy por encima del máximo actual.

Qué puede hacer tu pyme mientras tanto

La norma todavía no está en el BOE, así que no hay obligación legal nueva hoy mismo — pero conviene no esperar a que lo esté para empezar a moverse:

• Si todavía registras la jornada en papel o Excel, es el momento de evaluar un sistema de fichaje digital. Aunque el reglamento final tarde meses en publicarse, es poco probable que el papel siga siendo válido cuando lo haga.
• Revisa cómo estás compensando las horas extra hoy. Es el punto que más atención va a recibir de la Inspección en cuanto el sistema sea accesible en remoto.
• Ten en cuenta que el registro horario, sea cual sea el sistema, debe conservarse 4 años — eso no cambia con la reforma, ya es la norma vigente.
• Si CEOE consigue el plazo de adaptación de un año que ha planteado el Gobierno, tendrás margen. Pero no lo des por hecho hasta que esté escrito en el texto que finalmente se apruebe.

En County seguimos el trámite de esta reforma de cerca, porque las horas extra sin registrar bien acaban teniendo un reflejo directo en nómina y en las cotizaciones a la Seguridad Social — justo el tipo de cruce que revisamos cuando llevamos la contabilidad de una pyme como servicio de contabilidad externo. En cuanto el texto se apruebe en Consejo de Ministros, actualizaremos este artículo con los detalles definitivos: fecha de entrada en vigor, plazo de adaptación real y sanciones finales.

Fuentes: El Día — Confirmado: el Ministerio de Trabajo aplaza la nueva ley a septiembre, El Economista y Infobae — cobertura del acuerdo entre Trabajo y Economía (24 y 26 de julio de 2026).