Conceptos contables
Software
Una aplicación informática que, cuando se compra o se desarrolla con la intención de usarla de forma duradera, se registra como un activo intangible en el balance y se amortiza durante su vida útil, en vez de contabilizarse como gasto del ejercicio en que se paga.
No toda aplicación informática que compra o contrata una empresa es un gasto inmediato. Cuando el software se adquiere con vocación de uso duradero —una licencia de gestión, un ERP, una aplicación desarrollada a medida—, contablemente es un activo intangible, y su coste se reparte a lo largo de los años en que se espera utilizarlo, igual que ocurre con cualquier otro inmovilizado.
Software propio frente a por suscripción
- Software comprado o desarrollado: se activa en el balance y se amortiza, normalmente en un plazo corto (la normativa fiscal suele admitir una amortización acelerada para el software).
- Software por suscripción (SaaS): al no comprarse, sino pagarse como una cuota periódica de uso, se registra directamente como gasto de servicios exteriores del periodo, sin activarse en el balance.
Para qué se usa
Esta distinción explica por qué dos empresas que usan herramientas parecidas pueden registrar su gasto tecnológico de forma muy distinta en sus cuentas: una que compra una licencia perpetua activa un intangible que amortiza durante varios años, mientras que otra que paga una suscripción mensual a un SaaS lo registra todo como gasto corriente del ejercicio, sin ningún efecto en el balance más allá de la caja que sale cada mes.
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